このページでは、フォームOKを活用した、オフィスの業務日誌の作成方法をご紹介いたします。
幾多の業種を経験してきた筆者が、実際の経験をもとに、連絡フォームによるオフィス業務のペーパーレス化、効率化を提案します。
オフィス業務の業務日誌をオンライン化
オフィスワーカーの方々に【FormOK】がおすすめしたいフォームの一つに『業務日誌フォーム』があります。
毎日処理しなければいけない業務報告、あふれかえる資料の山、データ量が大きすぎる写真や動画、読む人の数だけ印刷する手間、そしてたまり続ける日誌…
あっという間に、PCのデスクトップがショートカットのアイコンだらけ。何とか一歩進めて、スッキリしたいですね。
そんな時はフォームOK！
そこで『業務日誌フォーム』です。
【FormOK】なら、ドラッグ＆ドロップで適切な項目を簡単にセット、必須回答や文字制限など細かい調整もお手の物。
締め切り時間までに必要事項を入力、送信してもらい、一括ダウンロードすれば、オフィス内の日内動向を一目で把握できます。
報告の項目（アイテム）を増やしたり減らしたりするのも自由自在。自社で管理する良さは、低コストだけではありません。
デジタル化することで、タイムスタンプが明確に付くので、業務管理もより正確に、オープンなものにできます。時代の潮流に乗った形での効率化を推し進めることができると言えるでしょう。
フォーム活用をおすすめする理由
その① 100MBを超えるデータファイルを添付
独自開発の「ギガファイルアップローダー」による、ファイルアップロード機能で、画像、動画、パワポ資料、数十ページのPDF資料など、１GBを超えるデータが添付可能です。
しかも、安定したバックボーン帯域で、高速アップロードを実現！
ご契約データ内であれば、１ファイルごとの転送量も無制限ですので、ファイルごとの容量を気にせずにフォーム送信ができます。
ペーパーから解放されることで、送信者も場所を選ばず、また送信先やCC/BCCのミスを気にする必要もなくなります。受信側も、データとして１箇所に情報が集まるのので、その後の管理が極めて効率化されます。
その② 24時間365日安心安全！
FormOKのシステムサーバーは、物理的な複数拠点で同期的にバックアップしています。
そのため、データの安全性が確保されるだけでなく、定期メンテナンスのための休止期間がなく、２４時間ノンストップ！
期間限定のキャンペーンや24時間対応していたいサービス、時差がある各国に対応できるフォームにしたいサービスに適した設計になっています。
さらに、常時SSL/TLS暗号化セキュリティ通信がなされており、大切な情報を保護しています。
ログインパスワードの暗号化保存やreCAPTCHA機能は勿論、エンドユーザ様やサービスに応じた、より分かりやすいスパムブロック機能も選択可能。
万が一、2拠点で同時にハード的データが喪失してもデータを維持し、その堅牢性は年間99.999999999%！ ずっと安心です。
その③ あらゆるデバイスに対応
エンドユーザ様にとって、簡単で、安心で、データ容量を気にせずにデータ送信ができるフォームOKは、もちろんスマートフォンにも対応しています。
フォームへのアクセスは、自動発行のURLやQRコードを利用しエンドユーザ様を分かりやすくご案内。エンドユーザ様も、場所や時間を選ばずに、個々のご都合に応じてアクセスできます。
送信後のデータをエンドユーザ様のお手元に自動で残すこともできるので、データ回収後に送信確認の問い合わせが続いてしまうこともありません。
以下では、早速フォームの作り方をご説明いたします。
ぜひこちらからご登録を完了していただき、同時に進めていただいても良いと思います。
実際にお試しいただくのが、最も分かりやすく、使い勝手を実感いただけます。
お試しフォームを作成！まずは、下準備
フォームに設置すべき内容をメモに
各質問項目をどのアイテム（項目、回答形式）で作るべきか分類
フォームを編集
１）ログインして、ダッシュボードを開いたら、画面左上の「フォーム新規作成」をクリック。
２）「新しいフォーム」という名の行が現れましたね？！
３）今度はその行の「レイアウト編集」をクリック。
４）レイアウト編集のページが開きました。
５）項目ごとにドラッグ＆ドロップして、編集していきましょう！ まずは、
「テキスト入力」
・送信者氏名：ラベル書き換え、必須項目チェック
・その他の業務の件名：ラベル書き換え
「複数行テキスト」
・内容：ラベル書き換え、必須項目チェック
・その他特記事項：ラベル書き換え
「ラジオボタン」
・進捗状況：ラベル書き換え、必須項目チェック、選択項目に「継続」「終了」等を一行ごとに記入
「チェックボックス」
・業務内容：ラベル書き換え、必須項目チェック、選択項目に件名等を一行ごとに記入、ガイドに「＊複数選択可」と記入
「メールアドレス（自動返信）」
・送信者のメールアドレス：ラベル書き換え、ガイドに「＊この入力内容の控えを自動送信します」等を記入
必要に応じて、字の大きさや太さ、色などを変えるのも良いでしょう。
フォーム作成の仕上げ
６）項目内の編集が終わったら、最初のメモをもとに、見やすい順番にドラッグして並び替えます
７）念の為、SSLセキュリティシールの添付と、reCAPTCHAの設定をしましょう。reCAPTCHAによる認証までは必要がない場合には、数字の認証で良いでしょう。
不特定多数を対象に全世界公開する場合には、reCAPTCHA設定をお勧めいたします。
一方、より小さなコミュニティでエンドユーザ様のご負担を軽減した方が良い場合には、数字認証など分かりやすい認証をご利用ください。
８）保存ボタンをクリックして、データはしっかりと保存。
フォームの完成形は、プレビュー画面で確認します。
これで、『業務日誌フォーム』が完成！
フォームURLまたはQRコードを共有
管理者様は、完成したフォームのURLまたはQRコードを配信して、回答がなされるのをお待ちください。
必須項目に入力できれば、基本的には伝達もれがありません。
回答がなされると自動的に通知が入るように設定ができますし、回答数が多い場合には通知を切ることも可能です。
受信する側も、一枚一枚用紙をチェックしたりといった手間もなく、その日一日の動向を一目で把握できて、ペーパーレスな上にグッと効率化！
日々の業務は、ほんの5分であっても、それが積み重なると大変な時間の節約になります。
こちらでご提示した業務日誌フォームをご参考に、ぜひ、御社に合った様式にカスタマイズして、ご活用ください。
一度リリースしたフォームを途中で手直しするのも自在です。ダウンロード時に不具合が生じない設計にしているので、自由に組み替えることができます。
活用法色々、FormOK
FormOKがあれば、お問い合わせをはじめ、会議などの日程調整、受注、発注、精算などのフォームも作れます。
一斉送信も、最大アドレス数２千件、最大配信数月２万件で、難なくＯＫ！
顧客対象のメルマガ発信も可能です。
詳しくはこちら➡ https://formok.com/
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