オーディションを開催する際に、写真やプロフィール、アピール動画や作品など、ご希望に応じてファイルの種類や数を問わず、フォームに添付してオンライン上で提出を求めることができます。
オンラインで応募が完結すると、応募者にとっても負担が少なく、より広い層から応募を募ることができる良さがあります。
以下では、 WEBフォームのメリットについてご説明し、オンライン上での応募管理をお約束します。
オンラインWEBフォームのメリット
募集から結果報告までがオンライン上で完結ーコストカット
オーディションの受付をオンラインWEBフォームにするメリットとして、募集から結果の報告までの過程がオンライン上で遂行できるということです。
一次審査
たとえば、郵送による書類審査をする場合、何千件もの応募を受け付けると、その応募者データの管理量も膨大で、データ処理をする労力も尋常ではない上に人為的ミスも起こりがち。
WEBフォームでは応募者本人が入力したデータをクラウド上で一括処理、必要に応じてダウンロードすればいいので、労力もミスも最小限にすることができます。
応募する側も、物理的な郵送の場合には、データファイルの書き出しやパッキング、郵送手配などの作業が発生。
応募期間
物理郵送の場合よりも、募集期間を長く取ることができます。
応募完了後は、瞬時に管理者に応募者のデータが到着。オンライン上で閲覧できる状態になります。
したがって、土日の郵便事情に左右されることもありません。破損や紛失の可能性も極めて低くなります。また、郵送物が到着したかどうかの確認に、時間を割く必要もありません。
大容量のデータファイル添付
また、WEBフォームには写真、動画、音楽といった大容量のデータファイルを添付できるので、一次審査から実技を見ることもできるようになります。
従来なら、紙やCD-ROMや各種メディアが大量に送られてきて、保管と書類整理だけでもコストを投じていたのが、嘘のようにスッキリ。何万件もの受付があったとしても、それらは全てクラウド上で行われているので、例えば審査会場の手配も必要なくなります。
たとえばキャンペーン応募のように抽選で完了する場合にも、短期間の数千〜数万の応募に十分に耐え得るシステム構築がなされています。
受付完了のEメール通知
応募フォーム上にEメールアドレスを記載してもらうことで、応募内容を自動的に確認通知として返信する設定ができます。手書きのEメールアドレスによる読み込みミスもなくなります。
上記の通り、受付の事務作業や事務スペースを大幅に減らすことができるので、主催者側のタイムパフォーマンスが向上します。
エントリーシートに動画・画像・データ大容量ファイルが添付可能
エントリーシートには、自己アピールになるあらゆる種類のファイルを添付することができるように、設定ができます。つまり、実演映像を盛り込んだエントリーシートの受付も、瞬時に可能になります。
動画や画像はもちろん、作品データやプレゼンテーション資料、その他、業界に特有のデジタルデータファイル等も受け付けることができます。受け付けた後に、すぐにPC上で確認できることもあり、事務処理は飛躍的に向上します。
弊社独自開発の「ギガファイルアップローダー」は、ファイルの種類を問わないファイルアップロード機能であり、画像、動画などの大容量ファイルが添付可能です。
しかも、このギガファイルアップローダーは、安定したバックボーン帯域を確保することにより、高速アップロードを実現しています。
ファイル添付の設定も簡単
ファイル添付機能の設置も簡単です。フォームのレイアウト編集画面で、「ファイル添付」のアイテム追加の操作をするだけで、添付ファイルの受付が可能になります。
ご契約範囲内であれば、ファイルのデータ転送量制限も設けていないため、添付するファイルの種類やデータ容量等の自由度が高く、またスマホから使い勝手良くファイルをアップロード・送信までできるフォームが完成します。
つまり、これまでEメール添付や物理郵送で行っていたことが、URL（QRコード）配布から、エントリー受付、確認通知の自動返信、データ保管、タイムスタンプなどが、一元管理できるようになります。具体的には、手元に届いたファイルをスキャンする手間もなくなり、また本人の確認データと添付データの突合も不要、その上、ファイル管理も非常に簡素化できます。
記録としても、オンライン上に数年残すこともできますし、エクセルダウンロードや添付ファイルの一括ダウンロードを利用し、オフラインで安全に保管することができます。
フォームの組み立て方
フォーム作成は、管理＞レイアウト編集 画面で行います。
作りたいフォーム内容に合う項目の形式を選び、ドラッグ＆ドロップしていきます。
フォームで作れる項目数に特に制限はなく、ページ数もや作成件数、アクティブ件数（同時稼働数）もプラン内で自由に設計できます。
送信では、送信完了時案内や受付の自動開始・締切、受付上限数も設定できます。
なお、フォーム下段のFormOKのクレジット表示は、有料プランご契約により「powered by formok」のみの表示にできます。
定型的な質問項目を作ることで、持っていてほしい資格やスキルについても、漏れなく、集中的に質問することできます。
フォーム作成の方法はこちらから
あらゆるデバイスに対応
大容量データの送受信ができるフォーム【FormOK】は、パソコン (Windows, Mac) 、スマートフォン (Android, iPhone) 、タブレットに対応しています。
応募者様が個別のフォームにアクセスするには、管理者側で配布したURLやQRコード（自動生成あり）を利用していただきます。
つまり、応募希望の方が、要項を確認し、その場で、手にしたデバイスから即座にエントリーしていただけます。応募フォームの途中保存もできますので、途中まで入力して、他の添付ファイルを用意することもできます。データ送信から受領にかかる時間も労力も数十分の一に軽減されます。
ちなみに、必須回答や文字制限など細かい調整もできます。
基本的には伝達もれがなく、手書きや電話に比べて、時間や場所の制約がないので、お互い余裕をもって連絡し合えます。
集まったデータは一括ダウンロードできるので、面倒な仕分けや整理も省力化！
重要書類、大量の書類の山から解放され、選考に集中できます。
当然、データ共有による遠隔のチーム作業にも適します。
才能はあっても、様々な理由でオーディション会場に出向けない応募者にもチャンスが与えられることになります。
フォームの具体例
十分な運用試用が可能
FormOKでは、試用のための無料ストレージとして100MBご用意しています。
メッセージの保存期間は 30 日です。その間、本番環境での動作を確認し、複数名・複数端末からのフォーム送信をお試しいただけます。
フォームのアップデートも瞬時に反映される点、動画等の重いデータの送信状況、管理画面への反映スピード等も、許容できるものであるかをご確認ください。
エンドユーザとなるお客様の立場で、追加情報のアップロードや、管理チームとの双方向のやり取りもできます。
その後、Excel 形式で受信データをエクスポート（ダウンロード）いただければ、データの加工もスムーズです。
無駄を排したシステム設計を実感していただけることでしょう。
有料プランとフリープランの行き来
ビジネスユースには、クレジットカードでのお支払い以降、即時にご利用いただけます。フリープランからのアップグレードも、瞬時に反映されます。
一方、ダウングレードの際にも、当初の有料プランのご契約期間終了までは、有料サービスを確実に継続させていただきます。
解約後も、当初の契約期間内は完全に利用ができますので、キャンペーンのような期間設定がある場合にも、計画的な運用が可能です。
ストレージの増量（最大 30GB）やメールマガジンの配信追加（最大 20,000通）、フォーム管理のチーム連携化（最大 10 人）など、弊社のスタッフが優先的にメールサポートしながら、あなたのビジネスを応援します。
セキュリティ対策
FormOKでは、あらゆるレベルでのセキュリティ対策を講じております。それらは、ユーザーの皆さんのスムーズな動作を妨げないように最適化され、かつ、更新を続けています。
国立の理系大学で個人情報のEメール添付1万件、派遣会社による登録者2万人の個人情報流出、大手通信会社で約596万件、大手生保で日本法人のみ300万人超の個人情報流出等々、漏洩に関するニュースが後を絶ちません。
実は、多くの情報流出の事故・事件は、大変初歩的なミスに起因するものが多いと分析しており、未然に防げるものです。何よりも、日進月歩のITの世界で、独りよがりにならずに変化を続けること、この点を肝に命じて開発・運用を行っています。
第三者機関認証、情報公開については、下記をご参照ください。
ぜひお試しください！
詳しくはこちら➡ https://formok.com/
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端末を替えても入力を続けられるフォーム
回答が増えても大丈夫！受付ステータスのカスタマイズ
